Der monatliche Lohnlauf ist einer der wichtigsten Termine für Ihren Treuhänder. Ihre Mitarbeiter sind auf Ihren Lohn angewiesen – im Normalfall werden die Löhne in der Schweiz am 25ten ausbezahlt – oder vorher, wenn der 25te auf ein Wochenende fällt.
Sie als Unternehmen, oder Ihr Treuhänder führen eine detaillierte Mitarbeiterliste mit allen Informationen, um Anmeldungen und nötige Mutationen bei den Behörden, wie dem Sozialversicherungsamt und Steueramt (für quellensteuerpflichtige Mitarbeiter), oder der Altersvorsorge (Pensionskasse) und den Unfall- (UVG und UVG Z) und Krankentaggeld- (KTG) Versicherungen vornehmen zu können.
Vor jedem Lohnlauf sollten Sie Ihrem Treuhänder folgende Unterlagen / Informationen zukommen lassen. Damit vermeiden Sie Rückfragen:
- Mutationen / Änderungen bei Mitarbeitern, wie:
o Ein- und Austritte
o Adressänderungen
o Lohnanpassungen
o Arbeitsrechtliche Mutationen wie Anpassung des Pensum
- Geplante unbezahlte Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter
- Überstundenabrechnungen die relevant sind für den Lohnlauf
- Militärdienste und sonstige EO Themen (Erwerbsersatz, z.B Mutterschaft)
- Spesenabrechnungen und Belege pro Mitarbeiter
- Variable Lohnbestandteile und Bonuszahlungen
- Geplante Zahlungen an Ihre Verwaltungsräte (diese sind sozialversicherungspflichtig)
Damit die Zusammenarbeit mit den Behörden, Versicherungsgesellschaften und Ausgleichskassen reibungslos klappt, ist es wichtig die Korrespondenz mit diesen Ämtern schnell und vollständig zu bearbeiten. Dies hilft Unklarheiten zu beseitigen und Sie vermeiden nachträgliche Anpassungen z.B bei Quellensteuerabzügen, Kinderzulagen etc. . Insbesondere an folgender Korrespondenz ist Ihr Treuhänder sicherlich interessiert:
- Korrespondenz der Pensionskasse
- Korrespondenz der Versicherungen (Unfall und Krankentaggeld)
- Unfall- und Krankheitsmeldungen Ihrer Mitarbeiter
- Korrespondenz, Akonto- und Jahresendabrechnungen der Ausgleichskasse (SVA) und der Personenversicherungen (UVG & KTG)
- Korrespondenz mit Betreibungsämtern bezüglich Lohnpfändungen
- Quellensteuerabrechnungen
- Korrespondenz der Steuerbehörden rund um das Themengebiet der Spesen
Im den weiteren Teilen dieser Informationsserie, befassen wir uns mit den Themengebieten rund um kantonal abgenommene Spesenreglemente, um Personal- und Organisationsreglemente und um die Pflicht rund um die systematische Arbeitszeiterfassung – schauen Sie wieder vorbei!