Damit Ihr Treuhänder Ihre Buchhaltung innerhalb der gesetzlichen Vorgaben führen kann, sollten Sie sich mit ihm / ihr auf eine wiederkehrende Übermittlung von aktuellen Belegen verständigen. Regelmässigkeit erleichtert die Zusammenarbeit und fördert die Transparenz.
Wichtige Termine:
- Lohnläufe
- Quartalsabrechnungen Mehrwertsteuer
- Monats- und Quartalsabschlüsse (gemäss Ihren Vorgaben)
- Jahresabschluss (gemäss Ihrem Geschäftsjahr)
Folgende Dokumente sind relevant (nicht abschliessend):
- Monatliche Bankauszüge aller Firmenkonten mit allen Details und sämtlichen Einzeltransaktionen (keine Sammeltransaktionen) – sofern Ihr Treuhänder keinen Bankzugriff hat
- Sämtliche Rechnungen an Ihre Kunden (Debitoren), sofern die Rechnungen nicht durch den Treuhänder erstellt werden
- Sämtliche Rechnungen an Ihre Firma (Kreditoren)
- Belege zu Barkäufen oder Barverkäufen (oder Kassabuch mit Belegen)
- Monatliche Kredit- und Debitkarten Abrechnungen
- Monatliche Transaktionsjournale von Zahlungsdienstleistern
- Mitteilungen / Briefverkehr mit Mwst- und Steueramt
Insbesondere Belege, die Spesen und Barauslagen betreffen, sollten Sie vor der Übermittlung an ihren Treuhänder mit einer kurzen Notiz versehen – Essen mit Kunde, Kundengeschenk, etc. Das hilft bei der Verbuchung und Sie vermeiden zeitraubende Rückfragen.
Folgende «Spezialfälle» benötigen besondere Aufmerksamkeit:
- Belege über 300.- die nicht auf Ihr Unternehmen ausgestellt sind
- die Höhe der Gutschrift stimmt nicht mit der Kundenrechnung überein (Bank oder Postkonto)
- die Höhe der Belastung stimmt nicht mit der Lieferantenrechnung überein (Bank oder Postkonto)
- für einen geschäftlichen Einkauf private finanzielle Mittel eingesetzt wurden (z.B private Kredit oder Debitkarte)
- kein offensichtlicher geschäftlicher Zusammenhang besteht (z.B private Belastung auf Geschäftskonten)
Bleiben Sie interessiert – der nächste Teil «Die Zusammenarbeit mit Ihrem Treuhänder – Teil 3, die Lohnbuchhaltung» folgt in Kürze.