Was sind Spesen und wie integriert sich der Spesenbegriff in das Steuerrecht?
Als Spesen gelten Entschädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer(in) im Rahmen seiner Berufsausübung entstanden sind.
Steuerrechtlich gesehen sind tatsächliche Spesenvergütungen steuerfrei.
Spesen können wie folgt deklariert werden:
1. Spesen gegen Beleg – also Effektive Spesenvergütungen, welche anhand von Belegen deklariert werden, dazu gehören:
- Übernachtungsspesen gegen Beleg
- Effektive Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen
- Kundeneinladungen gegen Originalquittung (8-tung, ab 300.- mit Mwst konformem Beleg)
- Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) gegen Beleg
- Kilometerentschädigung für die geschäftliche Nutzung des Privatautos (maximal 70 Rappen pro Kilometer)
- Kleinspesen gegen Beleg
2. Genehmigtes Spesenreglement (genehmigt vom Sitzkanton)
- Wer von den obigen einfachen Regeln abweichen muss oder will, kann bei der Steuerbehörde des Sitzkantons ein Gesuch um Genehmigung des Spesenreglements stellen. Es empfiehlt sich, das Spesenreglement nach dem Musterreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (www.steuerkonferenz.ch/?Lohnausweis:Spesenreglemente)
zu gestalten. Die Genehmigung durch den Sitzkanton umfasst sowohl die Festsetzung der effektiven als auch der pauschalen Spesenvergütungen
- Damit ist es möglich auch Pauschalspesenbeträge festzulegen und monatlich zu vergüten. Kleinstspesen bis zu einem festgelegten Betrag werden dann nicht mehr über Belege abgerechnet und die Administration wird vereinfacht
- Jedoch wird die Steuerverwaltung im Rahmen der Veranlagung die ausbezahlten Pauschalspesenbeträge überprüfen
3. Nicht genehmigtes Spesenreglement
- Selbstverständlich ist es den Unternehmen erlaubt, Pauschalspesen ohne Spesenreglement oder gemäss einem nicht genehmigten Spesenreglement auszuzahlen und im Lohnausweis anzugeben. Die Steuerbehörde wird dann möglicherweise die effektiven Spesennachweise einfordern und die Differenz zwischen belegten Ausgaben und Pauschalspesen als Einkommen aufrechnen.
Weitere Punkte die es zu berücksichtigen gilt:
«Spesen»-Entschädigungen für den Arbeitsweg können ab Steuerjahr 2016 nicht mehr durch das Ankreuzen des Feldes F («Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort») deklariert werden, da die maximal abzugsfähigen Arbeitswegkosten für die Bundessteuer und teilweise auch für die kantonalen Steuern beschränkt sind. Sowohl Entschädigungen für den Arbeitsweg und für die Verpflegung sind somit im Lohnausweis in Ziffer 1 in den Lohn einzurechnen
Eine kantonale Genehmigung des Spesenreglements macht Sinn sofern Sie häufig Kleinstspesen oder Repräsentationsspesen abzurechnen haben oder Vergütungen für die Nutzung von privaten Fahrzeugen bezahlen.
Ihr Treuhänder unterstützt Sie gerne bei der Erstellung eines Spesenreglements, bei der Abstimmung mit den Steuerbehörden und bei der Integration des Spesenprozesses und des Reglements in Ihre Strukturen.
Der nächste Artikel wird sich dem Thema Arbeitszeiterfassung, Überstunden und Überzeitabrechnungen und um die Bestimmungen von Arbeitsrecht und OR befassen – stay tuned!
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